En la junta directiva editorial de World Protocol Magazine estamos muy orgullosos de tener nuestra plataforma abierta a todos los expertos de las diferentes áreas en los negocios y en protocolo. Wilfredo Pérez Ruiz del Perú es uno de los expertos que no dejó pasar la oportunidad de colaborar con WPM.
El Sr. Ruiz estudió Administración de Empresas en el Instituto Peruano de Administración de Empresas. Asimismo, estudió Administración y Dirección Internacional en la Corporación Educativa de Columbia, especializado en Ciencias Políticas en la Universidad Inca Garcilaso de la Vega. Adquirió la especialización en Protocolo y Organización de Eventos en el Instituto Frieda Holler y en la Academia Diplomática del Perú.
Actualmente es un profesional de la organización de eventos, comunicación corporativa, protocolo y etiqueta social. Es miembro de la Organización Mundial de Protocolo y de la Organización Latinoamericana de Ceremonial. Es director de la división del Perú de la Red Latinoamericana de Organizadores de Eventos. Además, es profesor en el Instituto San Ignacio de Loyola, en el Instituto de Secretariado ELA, en la Escuela de Imagen Integral y Modelaje Mónica Chacón y en el The Style Institute. En su segundo artículo, publicado por World Protocol Magazine, explica el protocolo de las invitaciones.
Se ha detenido a averiguar los alcances que deben considerarse al momento de elaborar una invitación. Seguidamente, presento unas puntuales experiencias, aportes y reflexiones encaminadas a lograr una intachable aplicación del protocolo.A la mayoría nos halaga ser convocados a una variedad de actividades; es una expresión de afecto, retribución, amistad y una interesante oportunidad para fortalecer el trato interpersonal. Recuerde: será recibida con buena disposición si ponemos en práctica determinados tips que harán sentir importante a nuestro invitado.
En el quehacer social puede hacerlo por teléfono o correo electrónico en acaecimientos desprovistos de formalidad. En nuestros días cada vez es más usual recurrir a las redes sociales para este propósito. A mi parecer, una invitación impresa genera mayor receptividad, marca una diferencia, constituye un gesto singular y evita transcribir la información a su agenda. Todo dependerá, claro está, del tipo de acontecimiento.
A nivel corporativo existen detalles inherentes al “protocolo empresarial”.
Es imprescindible que las novedosas, pintorescas y neófitas productoras de eventos dominen con amplitud estas pinceladas, a fin de ofrecer correcta orientación y asesoría a sus clientes. En compañías de dilatada trayectoria en el mercado observo ilimitadas mediocridades y orfandades que corroboran la significación de esta temática. Igual pasa en empresas estatales y particulares cuyas áreas de imagen corporativa, marketing, relaciones públicas o afines relegan estos factores que definen el éxito o fracaso de una velada.
Para empezar, la tarjeta llevará el holograma gremial en sello seco blanco en alto relieve (en el día) y en sello seco dorado (en la noche) en el centro de la parte superior.
Es primordial la sobriedad de la escritura, colocar la fecha, hora y lugar (en ese orden), aparte de garantizar que su calidad, diseño, color y letra guarden coherencia con la naturaleza del acto. Al invitar una persona, corresponde decir “tiene el agrado”; si invitan varias, dirá “se complacen”.
En caso de un certamen internacional puede escribirse en dos idiomas. La vestimenta del varón es la única consignada y sitúe, al lado derecho, el vocablo correcto de acuerdo a lo ofrecido al concluir el suceso: brindis, coctail, etc. Soslaye las expresiones “brindis de honor”, “recepción” o el calificativo de moda. La palabra “recepción” solo se utiliza en la esfera oficial.
Del mismo modo, las disculpas van en el extremo inferior a la izquierda. No todos conocen la tradicional abreviatura francesa “RSVP” (responder por favor). Por ello, exhorto situar “excusas” o “confirmar asistencia” y un número telefónico o email. Así será sencillo de entender para el que está ajeno a estas usanzas. Si desea restringir el acceso de quienes no han sido invitados, vale anotar “invitación personal, presentar al ingreso”.
Rehúya copiar textos similares. Tenga la seguridad que contendrán abundantes errores de forma y fondo. Invitaciones matrimoniales, graduaciones universitarias, bautizos, misas de difuntos, inauguraciones, entre otros, esconden un sinfín de omisiones y torpezas. Recurra a la originalidad, la creatividad y garantice una impecable redacción. Esquive convertirla en una papeleta de bingo o ticket de rifa, repleto de colores, adornos, altos relieves e inagotables extravagancias. Encuádrela en un marco mínimo de elegancia.
Innumerables veces pasa inadvertido lo siguiente: las etiquetas son inelegantes. Éstas solo se emplean para publicaciones comerciales, folletos, revistas, etc. Es inapropiado poner un rótulo similar al usado en los encartes con las ofertas mensuales de los supermercados. Escriba el nombre a mano o imprima en la cubierta del sobre.
Cuando la información complementaria es extensa (mapa de ubicación, pase para estacionamiento vehicular, etc.) coloque una hoja adicional; jamás a la inversa. Sugiero poseer una base de datos actualizada para sortear nombres, cargos y direcciones erradas. Son frecuentes las que dicen “y señora” y, por coincidencia, el destinatario es soltero. Asumir estos copiosos pormenores hará la diferencia y exhibirá profesionalismo.
El medio y tiempo utilizado para su entrega es un primer “termómetro” de la deferencia del anfitrión. Esto es perceptible en el ámbito amical y familiar en donde es habitual apelar a la intimidad existente para justificar determinadas indelicadezas. La manera cómo es remitida refleja, sin ambigüedades, el interés por la asistencia del participante.
Un anuncio tardío demuestra indiferencia, deficiente planificación y cabe suponer que el invitado no integró el listado principal de concurrentes. Una informal se hace con una semana de antelación, un cónclave empresarial con diez días, una actividad formal con veinte días y una boda con un mes.
Se aconseja llamar para reconfirmar la presencia de altos funcionarios cuando tienen reservadas sus ubicaciones en el estrado principal o en una zona preferencial. Recordemos lo expuesto en el artículo 6 del Ceremonial del Estado y Ceremonial Regional del Perú (D.S. 096-2005-RE): “…La única autoridad nacional que pueda hacerse representar en una ceremonia o acto oficial, es el Presidente de la República. Su representación podrá recaer en la persona de un Vicepresidente de la República quien asume su precedencia”. Este asunto no conviene descuidarlo. Al respecto, es común que las autoridades públicas se hagan representar e injustificadamente sus serviles emisarios demandan instalarse en el puesto reservado al titular de la invitación.
También, es ilustrativo evocar el artículo 14 del citado dispositivo: “En todo acto o ceremonia oficial al que asista el Jefe de Estado o el Vicepresidente en su representación, el anfitrión ocupará el segundo lugar de precedencia. En caso que también esté presente alguna personalidad de mayor precedencia al del anfitrión, aquel se ubicará en el tercer lugar de precedencia”. Un óptimo anfitrión estará al corriente de las precedencias con la finalidad de eludir situaciones deslucidas. Cuando confluyan entidades públicas y privadas, dependiendo la circunstancia, es aplicable el “protocolo peinado”. Es decir, concurren elementos del protocolo oficial y empresarial.
Un conveniente comentario entre paréntesis. Obvie abusar del flamante término “protocolo”. Escucho con insistencia a aprendices anfitriones, amateurs de eventos y despistados maestros de ceremonia decir: “invitación protocolar”, “foto protocolar”, “programa protocolar”, “discurso protocolar”, “personal protocolar”, “brindis protocolar”, entre otras absurdas genialidades. Por favor, actúe, en su condición de anfitrión, con altura, sobriedad, afabilidad y cabal sentido de pertinencia. Renuncie a cualquier criollo, reincidente, empalagoso y caricaturesco apelativo.
La experiencia acredita, aunque parezca una inmodesta aseveración, que el protocolo y el ceremonial deben estar a cargo de expertos y entendidos. Es un asunto de vital magnitud para asumirlo entusiastas principiantes. De allí la insistente y urgente necesidad de impedir su distorsión en un medio saturado de excentricidades, desatinos e inopias. No permitamos esta agresiva desnaturalización que genera anarquía y desconcierto.
Recomendación final: prescinda de aquellos acostumbrados a conductas impropias que perjudiquen el desenvolvimiento de su celebración. El anfitrión es, reitero, responsable de lo allí acontecido, aun cuando no fuese protagonista directo. Si un asistente tiene comportamientos deplorables, el titular del evento debe interceder. De no hacerlo, su inacción lo comprometerá.
Siempre una invitación es una extraordinaria oportunidad para ampliar las relaciones humanas, impulsar las habilidades blandas y conocer prójimos ajenos a nuestra zona de confort, a la que exuberantes individuos viven encadenados. Agasajar con corrección muestra finesa y prestancia, desenvolvimiento para interactuar y, además, exhibirá enaltecedora cortesía. Tenga presente la frase del escritor, abogado y político francés del siglo XVIII, Anthelme Brillat-Savarín: “Convidar es asumir la responsabilidad del bienestar del convidado durante el tiempo que está bajo nuestro techo”.