En la junta directiva editorial de World Protocol Magazine estamos muy orgullosos de tener nuestra plataforma abierta a todos los expertos de las diferentes áreas en los negocios y en protocolo. Wilfredo Pérez Ruiz del Perú es uno de los expertos que no dejó pasar la oportunidad de colaborar con WPM.
El Sr. Ruiz estudió Administración de Empresas en el Instituto Peruano de Administración de Empresas. Asimismo, estudió Administración y Dirección Internacional en la Corporación Educativa de Columbia, especializándose en Ciencias Políticas en la Universidad Inca Garcilaso de la Vega. Adquirió la especialización en Protocolo y Organización de Eventos en el Instituto Frieda Holler y en la Academia Diplomática del Perú.
Actualmente es un profesional de la organización de eventos, comunicación corporativa, protocolo y etiqueta social. Es miembro de la Organización Mundial de Protocolo y de la Organización Latinoamericana de Ceremonial. Es director de la división del Perú de la Red Latinoamericana de Organizadores de Eventos. Además, es profesor en el Instituto San Ignacio de Loyola, en el Instituto de Secretariado ELA, en la Escuela de Imagen Integral y Modelaje Mónica Chacón y en el The Style Institute. En su segundo artículo, publicado por World Protocol Magazine, explica el uso y la importancia de las tarjetas personales y de visita en el siglo XXI.
Un asunto que corresponde eludir pasar inadvertido en hombres y mujeres deseosos de proyectar una buena percepción y, especialmente, en profesionales ansiosos de aplicar unos tips indispensables de protocolo, es el referido a su tarjeta de presentación.
Es un elemento que algunos consideran anticuado y de escasa significación. Sin embargo, en innumerables ocasiones requerimos darla a los semejantes -con los que establecemos trato amical, familiar e institucional- una que facilite continuar el vínculo iniciado. Su empleo es importante, vigente y elegante.
Empezaré precisando sus características, similitudes y roles. La tarjeta personal se proporciona a los integrantes de su entorno de amigos y familiares. Se colocan los nombres y apellidos; admite títulos nobiliarios, prescinda grados académicos como sucede debido a desconocimiento o exhibicionismo. Al mismo tiempo, contiene nuestra información particular: dirección, teléfonos y redes sociales. Por costumbre y cautela las mujeres solo sitúan un número telefónico y su email.
Aconsejo que su diseño y letra coincidan con su “estilo” y, además, emplear colores poco llamativos. Obvie adornos, esbozos y textos recargadas. Se deben llevar en un tarjetero para impedir su deterioro; nunca en el bolsillo o billetera. Rehúya usar aquellas con datos desactualizados y mucho menos se le ocurra, como acontece con asiduidad, tachar los incorrectos y escribir los vigentes. Nada más ordinario y carente de prestancia.
En el ámbito social la dama dará su tarjeta al caballero, para que éste la pueda entregar. No obstante, tengamos presente la expresión “tarjeta que se recibe, tarjeta que se retorna”, en caso el varón la ofrezca primero. Renuncie al desatino de distribuirlas como naipes o volantes propagandísticos. Tampoco solicite la de otra persona; si está interesado en obtenerla, conceda la suya. Recuerde apelar al vigente, oportuno y profusas veces escaso “sentido común”.
Por tradición los casados posean una que destinarán para enviar obsequios, flores, etc. Incluye los nombres del esposo y de la cónyuge, sin ninguna información adicional. La mujer no está obligada a adoptar el apellido del consorte; eso queda a su libre determinación. A éstas se les llama tarjetas de visita y cumplen una función sustancial en términos sociales. También, pueden utilizarla damas o caballeros solteros.
Seguidamente, describiré los pormenores de la tarjeta profesional. Su aplicación está, únicamente, destinado al quehacer laboral. En tal sentido, la conferirá a señores y señoras con quienes tiene una relación de esa índole. En este escenario el de mayor jerarquía brindará la suya al de menor rango. Si sucede lo contrario, se aplica la frase comentada líneas arriba. Propongo poseer un tarjetero de bolsillo y otro de escritorio a fin de obviar posibles omisiones. Tenga aparte uno para archivar las recibidas. La eficiente organización le evitará situaciones incómodas.
Aconsejo ofrecerla al empezar una reunión de trabajo, a fin de contar su interlocutor con su información al iniciar la plática. Por obvias razones, contendrá la denominación de su organización, ubicación, email, teléfonos, redes sociales, etc. Su tamaño, color, boceto, texto y logotipo guardará coherencia con la identidad corporativa. Es admisible situar los datos en dos idiomas: uno por cada lado.
Un detalle a considerar es su medida. El formato recomendado, tanto para uso profesional como personal, es: nueve centímetros de ancho por cinco y medio centímetros de alto. Su grosor dependerá del modelo preferido; elija uno consistente y de óptima calidad. En el mercado se encuentran amplias variedades de materiales a precios accesibles.
Existen individuos que, en múltiples circunstancias, para pretender justificar su carencia de tarjetas dicen “perdón, me las olvidé”, “hoy no las he traído conmigo”, entre otras excusas. Deben siempre acompañarnos, sin importar el lugar al que acudamos. No sabemos en qué contingencia las necesitaremos. Se desluce su imagen al recurrir a un pedazo de papel para anotar sus datos. Esquive ser víctima de esas embarazosas impericias.
Quiero referirme a un detalle adicional: jamás fomente su intercambio en una mesa en el momento que los comensales están comiendo. Hágalo al despedirse, cuando ha concluido la velada. Obvie alterar estos agradables instantes con tan visible descortesía; apele a un ápice de criterio con el afán de sortear malestar a los asistentes. Tampoco ponga su celular, llavero, estuche o lentes encima como si fuesen cubiertos. Éstas prácticas cotidianas -en semejantes de cualquier edad, procedencia o sexo- ponen a la vista desprovista pertinencia.
Conocer la transcendencia de la etiqueta social y garantizar su coherente aplicación, realzará su personalidad, generará un clima de simpatía a su alrededor, afianzará su convivencia humana y facilitará acrecentar su calidad de vida. Es un valor agregado en su “identikit”; más aún si ejerce una posición de liderazgo en la que sus actos son referentes e inspiración para sus colaboradores.
Sobre el particular, cuantiosos ejecutivos -con elevadas posiciones empresariales- muestran exiguos modales y escaso tino, entre abundantes penurias. Su perfil debe incorporar cualidades encaminadas a realzar su desempeño como: relevante educación, habilidades blandas, valores y manejo de mínimas pautas que complementen sus destrezas duras.
Comparto una reflexión final: al concluir una entrevista de trabajo ofrezca su tarjeta. Evidenciará una actuación ejecutiva, moderna y educada. Seguramente retribuirán su gesto y así podrá remitir una comunicación electrónica de agradecimiento por el encuentro concedido. Este proceder lo enaltecerá, generará una favorable impresión y pondrá un toque de distinción.
El protocolo, una vez más, presenta aportes para su superación. Aplíquelos con naturalidad, fluidez y perseverancia en todo tiempo, esfera y ambiente. Sus acciones serán imitadas y admiradas. Vienen a mi mente lo dicho por el célebre escritor francés Gustavo Flaubert, autor de la obra “Madame Bovary”: “El estilo, como el agua, es mejor cuanto menos sabe”.
